Управление временем в 9 шагах

Автор: admin Опубликовано: 05.02.2014 Рубрика: Счастливые люди |
Управление временем или тайм менеджмент

Управление временем

                В наш суматошный современный вечно спешащий мир все чаще дефицитом становится время. Именно его как раз не хватило позвонить еще одному клиенту, встретиться после работы с друзьями, прочитать еще одну статью, пройтись после работы пешком, позвонить близким и список можно продолжать… Если вы постоянно чувствуете себя «белкой в колесе», вечно куда-то бегущим, или что-то не успевающим, у вас не находится время для любимых занятий — значит вам пришло время познакомиться с наукой тайм менеджмент или управление временем.  Нужно ли вам изучать тайм менеджмент? Небольшой тест:

  • Хотелось бы вам иметь еще 2-3 часа в сутки?
  • Повысить эффективность решения каждодневных задач не прилагая дополнительных усилий?
  • Научиться конструктивно справляться с неожиданными звонками, встречами, делами?
  • Научиться определять главное и жить согласно своим приоритетам?

                Если вы ответили на все вопросы «да», то познакомьтесь: управление временем в 9 шагах.

                1. Расстановка приоритетов. Первое, с чего необходимо начать это распределение дел по важности и срочности. Другими словами можно сказать — расставить приоритеты. Среди текучих дел всегда находятся дела, которые не терпят промедления и от их решения зависит дальнейшая стратегия. Не важно находитесь вы в офисе, на производстве или же хозяйничаете дома рассортируйте свои текущие дела на три группы: важные, не очень важные и неважные.

              Каждую группу можно разбить на подгруппы. Важные – срочные и несрочные, не очень важные – срочные и не срочные и неважные – срочные и несрочные. Начинать решать задачи дня, конечно же, надо с важных и срочных дел. Даже если вы не успеете переделать все запланированные на день дела, важные и срочные, скорее всего, будут сделаны. А неважные и несрочные можно отложить и на завтра (пока, наконец, они не станут важными и срочными).

             2. Написание плана. Для распределения приоритетов и отслеживания продвижения к конечному результату очень помогает план. План это как карта местности среди тысячи тропинок помогает выбрать наиболее короткую и эффективную дорогу. Все текущие дела рассматривайте с помощью составленного плана: насколько решение данного вопроса приблизит меня к конечной точки реализации моего плана. План также поможет вам отсеять ненужное и сохранить драгоценное время и силы.

                3. Определение эффективных часов. У каждого человека есть свои биоритмы. Самый наглядный пример можно привести такой:  все люди делятся на сов и жаворонков. Бесполезно заставлять сову решать задачи, и тем более глобальные часов до одиннадцати утра. Их мозг, как и организм впрочем, еще спит (хотя тело иногда и ходит). Также жаворонки после шести – семи вечера вряд ли совершат гениальные открытия.

             Определите для себя самые трудоспособные часы в сутках и постарайтесь самые важные дела решать в этот промежуток времени. Такой способ поможет вам в кратчайшие сроки решить максимальные задачи. Для других менее важных дел оставьте менее продуктивные часы своего рабочего времени.

                4. Временные ловушки. На пути к решению задач нас часто подстерегают временные ловушки. Что такое временные ловушки? Это похитители нашего времени. К этим похитителям можно отнести телефонные разговоры (конечно, кроме коротких и непосредственно помогающих решить данную задачу), просмотры  почты, социальные сети, перекуры, непредвиденные встречи. Возможно, что некоторые отвлечения и связаны с выполнением текущих задач. Но весь подвох в том, что вас выбивают из колеи, из рабочего ритма. После того, как вы отвлеклись вам необходимо снова время, чтобы настроиться на производительную волну и вникнуть в процесс. Постарайтесь оградить себя от временных ловушек, хотя бы во время выполнения главных задач.

                5. Перфекционизм. Не старайтесь делать ВСЕ идеально. На отточку нюансов может уйти до 30% времени потраченного на выполнение всего задания. В условиях дефицита времени это расточительство не допустимо. И к тому же оно не всегда оправдано.

                6. Распределяйте свои силы. Вы легко можете «перегореть», если не верно рассчитаете свои силы и время, если взвалите на себя невыполнимые обязательства. Управление временем рекомендует: слишком трудоемкие дела разбивайте на этапы. Таким образом, вам всегда будет чем гордится от одного этапа к другому. А удовлетворенность от проделанной работы будет прекрасным источником для вдохновения на следующий отрезок. Решение проблемы будет понемногу приближаться к финалу.

               7. Планируйте время с запасом. Планируйте время для выполнения одного задания процентов на 10 больше предполагаемого. Сделаете раньше приятный бонус, да и суеты будет меньше.

                8. Иногда говорите «нет». Умение говорить «нет» спасет вам много времени, сил, здоровья, хорошего настроения и часто, хорошие взаимоотношения. К тому же люди, обращающиеся к вам за помощью предпочитают услышать честное «нет», и, таким образом, начать решать проблему другими способами, нежели терять время ожидая вашей благосклонности.

                  9. Делегирование задач. Существует три способа решения любой проблемы. Первый способ, решать проблему самому. Второй способ, не решать проблему вовсе. И третий способ, найти того, кто сможет решить эту проблему за тебя.

                Иначе третий способ зазывается делегированием задач. Когда вы перегружены и находитесь в состоянии цейтнота необходимо найти в своем окружении людей, на которых вы сможете делегировать часть проблем. Ошибочно считать, что кроме вас никто не сможет сделать что-то лучше. Попробуйте довериться окружающим вас людям, и вы увидите, что люди также с благодарностью отнесутся к вашему доверию. К тому же они всегда смогут обратиться к вам за помощью в случае необходимости.

                В заключении добавлю, что любую привычку можно сформировать в течение трех недель. Заведите ежедневник и запишите план действий на один день, одну неделю и один месяц. В течение месяца записывайте в ежедневник отчеты о проделанном, вы будете приятно удивлены результатами. К тому же, возможно, выработаете прекрасную привычку беречь время. Пусть время станет вашим другом и работает на вас.

Похожие статьи:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *